vrolijk meisje met bloemen in een veld

Vertrouwelijkheidsbeleid SodiGent vzw

Vzw SodiGent voert een strikt vertrouwelijkheidsbeleid. SodiGent neemt je privéleven immers heel ernstig en verwerkt je persoonlijke informatie met zorg.

Dit vertrouwelijkheidsbeleid geldt voor SodiGent en alle activiteiten van SodiGent. Dit beleid wordt gevoerd overeenkomstig de nieuwe Europese GDPR- wetgeving over de verwerking en de bescherming van de persoonsgegevens, die op alle door SodiGent ingewonnen persoonsgegevens wordt toegepast. Je moet weten dat SodiGent niet verantwoordelijk is voor het vertrouwelijkheidsbeleid van de andere sites en bronnen. SodiGent respecteert het privéleven van alle gebruikers van haar site en waakt erover dat de persoonlijke informatie, die je meedeelt, vertrouwelijk wordt verwerkt. We zijn transparant over welke gegevens we verzamelen en waarom. We beschermen je gegevens als een waardevol bezit. Wij verkopen je gegevens niet aan derden en zullen dat ook in de toekomst niet doen. Hieronder verneem je welke informatie we desgewenst verzamelen en hoe we daar mee omgaan. Dit vertrouwelijkheidsbeleid legt uit welke persoonlijke gegevens wij van en over jou verzamelen, zij het rechtstreeks of indirect, en op welke manieren wij die gebruiken.


Misschien ben je geen lid en ben je bijvoorbeeld geïnteresseerde. Ook in dit geval geniet je eenzelfde niveau van passende beveiliging van je persoonsgegevens.

 

Welke gegevens hebben wij over jou?

Hierbij vind je een opsomming van de mogelijk gebruikte persoonsgegevens en gegevensverwerkingen die we ermee uitvoeren. Deze gegevens worden strikt confidentieel gebruikt en dienen geen andere doeleinden dan diegene die hier zijn opgesomd.

  • Lidmaatschapsstatus
  • Achternaam, voornaam, rijksregisternummer, geboortedatum, geslacht, woonplaats (adres, postcode, plaats, land), gezinssamenstelling, burgerlijke staat, organisatie (rol, statuut, datum in dienst, indien van toepassing datum uit dienst)
  • E-mailadres privé en werk, vaste telefoonnummer privé en werk, mobiele telefoonnummer privé en werk, rijksregisternummer
  • IBAN-rekeningnummer
  • Financiële informatie indien je ons deze bezorgde.
  • Medische informatie indien je ons deze bezorgde.

 

Welke verwerkingen doen we met jouw persoonsgegevens?


Afhankelijk van het doel van de verwerking kan het gaan om de volgende handelingen: Verzamelen, vastleggen, invoeren, opslaan, opmaken, afdrukken, ordenen, bewaren, uitwerken, wijzigen, downloaden/uploaden, gebruiken, bezorgen, doorsturen, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beschermen, vernietigen, manueel verwerken, machinaal verwerken, opnemen in drukwerk, verwerken in poststukken, opsturen, andere,..

 

Wat zijn de doeleinden van deze verwerkingen?


De vermelde verwerkingen dienen de volgende doeleinden:

  • Ledenbeheer in de ruime zin
  • Beheer en uitvoeren van betalingen
  • Het jou opsturen van het SodiGent magazine, informatie, ongeacht het formaat
  • Gegevensonderzoek en statistische doeleinden in de brede zin
  • Het aanbieden van downloadbare documenten en een optimaal gebruiksgemak van onze websites garanderen wanneer je deze bezoekt.
  • Een juiste en unieke identificatie inzake gegevensuitwisseling. Specifiek ook betreffende uitwisseling met het dagelijks bestuur waar geen andere identificatiemogelijkheid wordt geboden dan het gebruik van initialen.
  • Het aanbieden en je laten deelnemen aan activiteiten
  • Opvragen attesten-verzekeringen-hospitalisatie
  • Juridische zaken, wanneer we jou kunnen bijstaan of advies geven
  • Boekhouding (bv. berekening premies)
  • Communicaties

 

Worden je gegevens gedeeld?


Je persoonsgegevens worden mogelijks verwerkt door onderaannemers (verwerkers) die wij met de hoogste zorg hebben uitgekozen en met wie wij een sluitende overeenkomst hebben afgesloten volgens de wettelijke voorschriften, ongeacht waar de verwerker is gehuisvest. Deze informatie-deling is noodzakelijk in het kader van de diverse dienstverleningen die wij je bieden.

 

Wij hanteren strikte regels, daar mag je op rekenen


Wij streven een optimaal beveiligingsniveau na en engageren ons tot de volgende strikte regels:

  • Al jouw verwerkingen zijn op een wettelijk voorgeschreven basis gedocumenteerd en je kan hier steeds inzage in hebben.
  • Er is steeds een wettelijke grond of toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.
  • We vermelden je steeds transparant welke de verwerkingen zijn en waarvoor ze dienen.
  • We verrichten geen andere dan de opgesomde verwerkingen.
  • De doelstelling van elke verwerking is steeds duidelijk.
  • We gebruiken niet meer persoonsgegevens dan nodig voor de bedoelde verwerkingen.
  • We zorgen steeds voor accurate en beschikbare persoonsgegevens.
  • We houden persoonsgegevens bij volgens strikt omschreven regels.
  • We hanteren voor onszelf alsook voor elke verwerker strikte regels aangaande technische en organisatorische maatregelen, teneinde je persoonsgegevens steeds veilig te houden.
  • Je kan steeds vragen stellen en je rechten op inzage e.d. uitvoeren.

 

Wij voorzien een sterke beveiliging.


SodiGent tracht je persoonsgegevens naar best vermogen te beschermen door technische en organisatorische maatregelen toe te passen, waarvan hierna een paar voorbeelden volgen:

  • Alle personen, die kennis kunnen nemen van je gegevens in naam van SodiGent, zijn gebonden om de vertrouwelijkheid te respecteren.
  • We hanteren op al onze systemen een beleid met gebruikersnaam en wachtwoord
  • De persoonsgegevens worden opgeslagen zodat ze bij technische of fysische incidenten kunnen worden gerecupereerd.
  • Onze medewerkers zijn op de hoogte van het belang van de bescherming van de persoonlijke gegevens.

 

Sociaal mediabeleid


SodiGent gebruikt de faciliteiten die geboden worden door de diverse sociale media. Meer nog, als SodiGent zien wij het als onze plicht je te kunnen informeren over acties, activiteiten, gebeurtenissen, etc. alsook je toe te laten als lid om deze informatie te delen met jouw netwerk. Daarom voorzien wij mogelijks “knoppen” op onze websites die je toelaten om bepaalde webpagina’s te beoordelen en/of te delen op sociale netwerken zoals Facebook. De werking van deze “knoppen” is technisch geregeld door de respectievelijke sociale media bedrijven. Verder voeren wij een actief sociale-mediabeleid.

  • Informatie over SodiGent en activiteiten van SodiGent zo breed mogelijk te delen.
  • Een goed imago van SodiGent te waarborgen
  • Een zo goed mogelijke ledenwerving te bekomen

Hierbij hanteren wij een steevast principe dat wij nooit persoonlijke informatie verwerken waarvoor jij geen toestemming hebt gegeven. Wij raden je aan om de diverse privacy verklaringen van de aanbieders van sociale media waarop je bent aangesloten na te lezen. Op deze wijze zal je zicht krijgen op wat deze sociale media bedrijven door middel van cookies doen met jouw (persoons)gegevens.

 

Je hebt rechten!


Wij hanteren maximale transparantie en bieden je de mogelijkheid ons al jouw vragen met betrekking tot het gebruik van je persoonsgegevens te kunnen stellen. Bovendien, de Algemene Verordening gegevensbescherming biedt een brede waaier rechten, die je bij ons probleemloos kan uitoefenen. Zo kan je ten allen tijden toegang krijgen tot jouw gegevens, je kan deze laten corrigeren, schrappen, je verzetten tegen verwerkingen alsook heb je het recht om het gebruik van je gegevens te beperken.


Heb je vragen?


We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen. Als je vragen hebt over dit privacy beleid, je inzagerecht wil gebruiken, bezwaar aantekenen tegen de opgeslagen gegevens voor verdere verwerkingen of je gegevens wilt wissen, wijzigen of overdragen, kan je contact met ons opnemen:


vzw SodiGent
Botermarkt 1
9000 Gent
Of via mail: SodiGent@stad.gent


Om aan dergelijk verzoek tegemoet te komen, vragen we je je te identificeren. Deze identificatie moet gebeuren op basis van een schriftelijke vraag. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de commissie voor de bescherming van het privéleven, een onafhankelijke controle-instantie, die erop toeziet dat de gegevens van persoonlijke aard met zorg worden aangewend en beveiligd en dat jouw privéleven ook in de toekomst beschermd blijft. http://www.privacycommission.be

 


Tot slot


SodiGent op adres Botermarkt 1, 9000 Gent, is verantwoordelijk voor dit privacy beleid en treedt op als “verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens” die op jou betrekking hebben. Dit privacy beleid steunt op de Belgische wetten aangaande privacy alsook op de Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG, ook bekend als “GDPR”)

 


Aanpassing van het vertrouwelijkheidsbeleid.


SodiGent behoudt zich het recht voor om dit vertrouwelijkheidsbeleid te wijzigen. De veranderingen worden dan op deze pagina bekendgemaakt.

 


Toestemming


Als lid van SodiGent of bij mijn aanvraag om lid te worden, ga ik akkoord met bovenstaande bepalingen die mij mijn rechten op mijn persoonlijke gegevens en de vertrouwelijkheid ervan waarborgen.